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Manual Práctico para Usuarios y Equipos

¿Cómo podemos ayudarte hoy?

Aprende paso a paso cómo conectar tu línea, organizar a tus asesores, automatizar respuestas y aumentar tus ventas con WatPro.

1. Cómo Conectar tu WhatsApp a WatPro

Elige la modalidad que mejor se adapte al tipo de tu negocio

Opción A · Vinculación Inmediata con Código QR

Conectar tu número actual en 30 segundos

Ideal si deseas empezar a atender de inmediato utilizando tu número de siempre en tu teléfono.

  1. Inicia sesión en tu cuenta de WatPro y ve a Ajustes → Canales de Entrada.
  2. Haz clic en Agregar Canal y selecciona Conexión Rápida por Código QR.
  3. Abre WhatsApp en tu teléfono celular:
    • Android: Toca los tres puntos arriba a la derecha → Dispositivos vinculados.
    • iPhone: Ve a Configuración abajo a la derecha → Dispositivos vinculados.
  4. Toca Vincular un dispositivo y escanea el código QR en la pantalla de tu computadora. En pocos segundos el estado cambiará a Conectado.
Opción B · Línea Oficial Verificada (Meta Cloud)

Máxima estabilidad para alto volumen

Ideal para empresas que requieren alta capacidad de mensajes masivos con respaldo oficial de Meta.

  1. Ten a la mano un número telefónico listo para recibir un código por SMS o llamada.
  2. En tu panel de WatPro ve a Ajustes → Canales de Entrada → WhatsApp Oficial.
  3. Sigue el asistente de vinculación para registrar el nombre público de tu empresa.
  4. Introduce el código de 6 dígitos que llegará a tu teléfono para validar la titularidad.
  5. ¡Listo! Tu canal quedará operando en la nube sin depender de que tu celular tenga batería o señal.

2. Atención Simultánea con Múltiples Asesores

Organiza a tu equipo comercial y de soporte sin cruces de mensajes

Paso 1 Invitar a tus Asesores al Equipo

  1. Entra a Ajustes → Agentes → Agregar Nuevo Agente.
  2. Escribe el nombre de tu asesor y su correo electrónico.
  3. Elige su rol:
    • Administrador / Supervisor: Puede ver todas las conversaciones, métricas y ajustar opciones del sistema.
    • Agente: Solo atiende los chats que se le asignen o los que tome de la bandeja general.
  4. Tu asesor recibirá una invitación por correo para crear su propia clave de acceso.

Paso 2 Herramientas Clave del Asesor durante el Chat

  • Notas Privadas Internas: Cambia la pestaña de envío a Nota Privada para escribir recordatorios o indicaciones internas (en fondo amarillo). El cliente nunca verá este texto.
  • Transferir Conversaciones: Si un cliente requiere atención especializada, haz clic en el menú superior del chat y selecciona el compañero o departamento al que deseas transferirlo.
  • Respuestas Rápidas con Atajos (/): Escribe una barra inclinada / en el teclado para abrir un listado de respuestas prediseñadas (precios, cuentas bancarias, ubicaciones) y enviarlas en un segundo.
  • Resolver y Cerrar Chat: Al concluir la atención, pulsa Resolver para despejar tu lista de pendientes.

3. Gestión de Clientes, Fichas CRM y Etiquetas

Guarda datos importantes y clasifica a tus prospectos según su etapa de compra

Paso 1 Crear Etiquetas de Colores para tus Clientes

  1. Ve a Ajustes → Etiquetas → Nueva Etiqueta.
  2. Crea clasificaciones claras (ej. Interesado, Cliente Pagado, Cita Pendiente) y asígnales un color distintivo.
  3. Tus asesores podrán asignar o quitar estas etiquetas directamente desde la conversación con un clic.

Paso 2 Importar tu Lista de Clientes desde Excel

  1. Dirígete al apartado Contactos → Importar.
  2. Prepara tu archivo Excel o CSV asegurando que el número telefónico incluya el código del país (ej. +52...).
  3. Sube el archivo y confirma las columnas de Nombre, Teléfono y Correo para cargarlos automáticamente en tu sistema.

4. Respuestas Automáticas y Menús Interactivos (Chatbot)

Atiende dudas frecuentes y califica prospectos las 24 horas del día

Paso 1 Crear tu Mensaje de Bienvenida o Menú Principal

  1. Entra a Automatizaciones → Flujos de Chatbot → Crear Flujo.
  2. Selecciona el momento en que debe responder: Cuando un cliente escribe por primera vez o Cuando escribe fuera de horario laboral.
  3. Agrega un bloque interactivo:
    • Botones de Selección Rápida: Para elegir entre hasta 3 opciones inmediatas (ej. 1. Cotizar, 2. Soporte, 3. Hablar con Asesor).
    • Menú de Lista: Para catálogos o menús de hasta 10 opciones con texto descriptivo.

Paso 2 Pausar el Bot y Transferir a un Asesor Humano

  1. Si el cliente selecciona la opción de hablar con una persona, añade el bloque Transferir a Asesor.
  2. El bot se pausará automáticamente para permitir que tu equipo tome el control sin interrupciones ni respuestas duplicadas.

5. Envíos y Difusiones a Listas de Clientes

Comunica promociones, recordatorios y novedades cuidando la calidad de tu línea

Paso 1 Crear Plantillas con Variables Personalizadas

  1. Ve a Plantillas de Mensajes → Nueva Plantilla.
  2. Redacta el contenido utilizando campos para que cada mensaje salga personalizado (ej. "Hola {{nombre}}, te confirmamos tu cita para el día {{fecha}}...").
  3. Agrega botones interactivos si deseas que visiten tu sitio web o llamen por teléfono.

Paso 2 Programar tu Campaña con Envío Seguro

  1. Ve a Campañas de Difusión → Nueva Campaña.
  2. Selecciona los contactos a los que enviarás el mensaje (por etiqueta o lista subida).
  3. Activa el modo de Envío con Intervalo Seguro. Esta función de WatPro pausa unos segundos entre cada destinatario para simular un envío humano natural y proteger la reputación de tu línea.
  4. Presiona Iniciar Envío y revisa en tiempo real cuántos clientes lo han leído.

6. Agendamiento Automático de Citas y Reuniones

Permite que tus clientes elijan un horario disponible y reciban la confirmación al instante

Paso 1 Compartir tu Enlace de Reserva

  1. Obtén el enlace de tu agenda de citas (desde tu Google Calendar o página de reservas).
  2. Agrégalo como un botón directo en tu chatbot de WhatsApp o como una respuesta rápida tipo /agendar.

Paso 2 Confirmación y Enlace de Videollamada Automático

  • Cuando el cliente elige fecha y hora, el sistema bloquea el espacio en tu agenda para evitar cruces.
  • Tanto el asesor como el cliente reciben un correo con el recordatorio y el enlace de la sala de reunión (Google Meet).

7. Conectar WatPro con tus Hojas de Cálculo y Herramientas

Sincroniza contactos y ventas automáticamente con tu software de trabajo

Paso Único Activar Sincronización Automática

  1. Ve a Ajustes → Integraciones → Webhooks.
  2. Pega el enlace de conexión de tu herramienta externa (como Google Sheets, Zapier o Make).
  3. Elige qué información enviar: Cuando se registre un nuevo contacto o Cuando se cierre una conversación.
  4. Guarda los cambios. A partir de ese momento, cada nuevo prospecto atendido en WatPro se anotará automáticamente en tus registros.

Preguntas Frecuentes de Clientes

Respuestas rápidas a las consultas más habituales sobre la plataforma